Trwa ładowanie...

 

Trwa zapisywanie na newsletter...

"Prosto i kropka" to kampania edukacyjna, której celem jest usprawnienie komunikacji pisemnej Funduszy Europejskich, tak by więcej osób mogło sięgać po Fundusze Europejskie, a realizacja projektów była sprawniejsza. 

Wiedza przekazana w poszczególnych odcinkach jest uniwersalna i może być stosowana powszechnie, nie tylko przez urzędników zajmujących się Funduszami Europejskimi. Jednym z elementów kampanii jest 10 odcinków edukacyjnych w formie vloga.

Dzięki obejrzeniu filmów dowiesz się jak pisać proste pismo i e-mail, proste ogłoszenie czy informację na stronę internetową. Poznasz zasady tworzenia efektywnych tabel, wykresów i prezentacji multimedialnych, zdobędziesz wiele innych, cennych informacji.

Zachęcamy do obejrzenia wszystkich filmów kampanii. Tutaj znajdziesz podsumowanie każdego odcinka. Kampanię realizujemy wspólnie z Krajową Szkołą Administracji Publicznej oraz Pracownią Prostej Polszczyzny z Uniwersytetu Wrocławskiego.

 

Spot kampanii "Prosto i kropka."

Odcinek 1. „Jak rosół”

Czy prosty język jest mało poważny, a może prostacki? Po co upraszczamy komunikację? Co będzie, jeśli jej nie uprościmy? Jeśli masz wątpliwości, czy warto upraszczać komunikację urzędową, lub po prostu chcesz poznać założenia tej inicjatywy – obejrzyj pierwszy odcinek poradnika „Prosto i kropka”. 

Jak rosół

Podsumowanie odcinka 1 pt.: "Jak rosół"

Jest rok 1940. Winston Churchill zauważa, że raporty wojenne urzędników są bardzo trudne w lekturze. Tworzy więc memorandum pt. „Zwięzłość”, w którym zaleca urzędom komunikację w prostym języku. Tak rodzi się ruch oporu wobec biurokratycznego bełkotu. Idea prostej komunikacji rozprzestrzenia się na kolejne kraje (Szwecja, USA, Australia, Niemcy), by wreszcie dotrzeć do nas w roku 2012.

Startujemy!

W Polsce w roku 2012 – pod hasłem „język przyjazny obywatelom” – obraduje I Kongres Języka Urzędowego. Wtedy to oficjalnie rusza w naszym kraju inicjatywa upraszczania komunikacji urzędowej, a idea prostoty zyskuje wielu zwolenników w różnych środowiskach. Sprzyjają jej językoznawcy, prawnicy i sami urzędnicy. Pojawiają się jednak i sceptycy, którzy stają w obronie tradycji urzędowej lub obawiają się nadmiernego uproszczenia formalnych treści.

Czego się obawiamy?

Być może boimy się „prostego języka”, ponieważ przymiotnik „prosty” jest bardzo podobny do „prostacki”. Na świecie ten styl pisania ma inne nazwy. Dla jednych to język „silny”, dla innych „lekki”, a nawet „klarowny”. Klarowny jak rosół – bez szumowin.

Dlaczego potrzebujemy prostego języka?

Dziś potrzebujemy prostszego języka z powodów cywilizacyjnych i historycznych. Polszczyzna urzędowa jest anachroniczna – nie radzi sobie w epoce kultury informacji. Teksty urzędowe przypominają teksty literackie. Są długie, rozwlekłe. Wymagają od czytelnika skupienia i merytorycznego przygotowania. Tymczasem dziś jesteśmy zabiegani i przytłoczeni informacjami. Czasem mamy kilka minut na lekturę pisma i podjęcie decyzji.

Styl urzędowy jest nie tylko trudny. Z powodów historycznych jest też nieprzychylny obywatelowi. Ton wielu pism jest zbyt surowy i groźny, a instrukcje są napisane językiem wyniosłym i pompatycznym.

Jakie korzyści da nam prosty język?

Prosty język w Polsce powinniśmy wprowadzać bardzo ostrożnie. Jeśli zrobimy to dobrze, efekty będą widoczne od razu. Komunikacja z urzędami przestanie nam zajmować tyle czasu. Zmieni się też relacja: władza-obywatele, ponieważ język przestanie być rekwizytem budującym dystans. Zyskają też same urzędy i urzędnicy. Teksty będą krótsze (oszczędność papieru) i skuteczniejsze (mniej wracających spraw). Zmiana komunikacji poprawi wizerunek państwowych instytucji. 

Odcinek 2. „Spotkanie w górach”

Komunikacja urzędowa przypomina spotkanie w górach. Ty, jako urzędnik, stoisz na samym szczycie wysokiej góry. Nie widać stąd żywej duszy. U podnóża stoją jednak odbiorcy Twoich tekstów i zaczynają się wspinać. A gdy tak zejść im na spotkanie? W drugim odcinku z cyklu „Prosto i kropka” dowiesz się, jak komunikować się efektywnie i być w dobrej relacji z odbiorcą.

Odcinek 2 "Spotkanie w górach"

Podsumowanie odcinka 2 pt.: "Spotkanie w górach"

„Prosty język” to standard komunikacji. Standard, czyli zbiór konkretnych zasad pisania i projektowania tekstów. W wielu krajach eksperci przygotowują dla urzędników tzw. listy kontrolne, czyli zestawy wymagań, które stawia się tekstom przyjaznym obywatelom.

W Polsce także potrzebujemy zasad klarownego pisania. Byłoby dobrze, gdybyśmy ich nie pożyczali od Amerykanów, Niemców, Szwedów czy Brytyjczyków. Byłoby świetnie mieć model prostego języka dopasowany do cech polszczyzny.

Model z Wrocławia

Oto kilka zasad efektywnej komunikacji Pracowni Prostej Polszczyzny Uniwersytetu Wrocławskiego. Na początek – najważniejsze: aby uprościć tekst urzędowy, musimy działać aż na czterech poziomach organizacji wypowiedzi. Na każdym z nich potrzebujemy kilku skutecznych zasad pisania.

  • Poziom pierwszy –  sam szczyt naszej góry – to merytoryka, czyli urzędowa treść tekstu. Tu działasz sam i nikt nie może Ci pomóc. Upraszczając tekst, możesz zdecydować, by jakąś treść usunąć (to krok radykalny!). Możesz też dodać treść wspierającą lekturę.
  • Poziom drugi – schodzimy niżej – to struktura tekstu. Tu masz więcej wyzwań. Musisz sprawić, by czytelnik mógł Twój tekst najpierw przejrzeć i dowiedzieć się, o co Ci chodzi. Dzięki temu zorientuje się w treści całego dokumentu i sam zdecyduje, czy czytać od razu, czy odłożyć lekturę na później. Jak widzisz, przyjazny urząd to urząd, który szanuje czas wolny obywateli.
  • Poziom trzeci – zbliżamy się do podnóża góry – to frazowanie myśli, czyli budowa zdań. Tu najważniejsza jest długość zdania, jego szyk i eksponowanie serca każdej myśli – czasownika w formie osobowej. Jeśli chcesz tworzyć skuteczne zdania, umieszczaj podmiot-orzeczenie-dopełnienie blisko siebie i blisko początku zdania. Unikaj fraz spychających w stylu: W odniesieniu do powyższego pragnę poinformować, iż…
  • Poziom czwarty – jesteśmy już na dole – to relacje interpersonalne (nadawczo-odbiorcze). Na tym poziomie działać będzie Ci najtrudniej. To poziom tekstu najbardziej oddalony od urzędowej merytoryki. Niestety, często odbiór pisma i wizerunek samego urzędu zależy właśnie od sposobu tworzenie w tekście relacji. Najważniejsze zasada relacyjna mówi: „Pisz jak człowiek do człowieka”. Pisanie per „my” lub per „ja” wymaga pewnej odwagi, jednak w większości tekstów urzędowych jest dopuszczalne. Dużo ważniejsze jest zresztą częste „zaczepianie” czytelnika zwrotami bezpośrednimi (per „Pan”, „Pani”). Tekst dobry relacyjnie nie powinien zawierać językowych sygnałów wyższości nadawcy i niższości odbiorcy (por. ciąży na Pani obowiązek; ufam, iż przedmiotowa dokumentacja…).

Odcinek 3. "Człowiek skaner"

Czy wiesz, kim jest „Człowiek skaner”? Poznasz go w kolejnym odcinku „Prosto i kropka”. Dowiesz się też, jak sprawić, by czytelnik Twoich pism i mejli w minutę zorientował się o czym piszesz i czego oczekujesz.

Człowiek skaner

Podsumowanie odcinka 3 pt.: "Człowiek skaner"

Nie chcemy Cię straszyć, ale wieści ze świata nauki nie są najlepsze. Coraz więcej badań pokazuje, że z powodu nadmiaru informacji ludzie zaczynają czytać powierzchownie, naskórkowo. Nie oznacza to, że społeczeństwa stają się coraz mniej inteligentne. Po prostu współczesny człowiek ma dziś tyle zadań do wykonania i tyle informacji do przyswojenia, że brakuje mu sił lub czasu na głęboką lekturę. Wobec informacyjnego tsunami musimy zmienić sposób komunikacji, inaczej – przestaniemy się rozumieć.

Efektywne pisma

W standardzie prostego języka nie możemy używać pism i mejli w stylu „ściany tekstu”. Między akapity powinniśmy wpuszczać więcej powietrza (robić odstępy), a od czasu do czasu – korzystać ze śródtytułów.

Na świecie efektywne pisma urzędowe pojawiają się w jednej z dwóch form (ang. layoutów):

  • pismo typu pierwszego ma układ sekwencyjny – to znaczy nad akapitami pojawiają się śródtytuły (np. Nasze ustalenia; Kolejne kroki; Jak przekazać nam dokumenty).
  • typ drugi to układ modułowy – ograniczający zwykły tekst do jednego akapitu (dominuje w nim tabelaryczne zestawienie informacji).

A mejle?

Czy w ten sposób można pisać też mejle? – Tak! Efektywne wiadomości mejlowe także powinny mieć śródtytuły. Pamiętaj tylko, że mejle wymagają większego skupienia na poziomie relacyjnym. Zwykle mamy przy nich więcej wątpliwości dotyczących grzeczności i etykiety korespondencyjnej.

Jak szybko odpisywać na mejle? – Najlepiej jeszcze tego samego dnia. Czy mejl można rozpoczynać od „Witam”? – Można, ale wypada to robić tylko w bieżącej komunikacji zawodowej lub w korespondencji ze znajomymi.

Odcinek 4. "Polszczyzna webszczyzna”

„Niezwykle głęboka książka” – mawialiśmy dawniej o naszych ulubionych lekturach. Dziś mówimy częściej o „serfowaniu w internecie”. Obie metafory doskonale oddają różnicę między światem książek a światem sieci. Czytanie książki wymaga spokoju i zanurzenia. Czytanie w internecie to ślizganie się po powierzchni informacji. Czy to oznacza, że w internecie nie da się przekazywać trudnych treści? – To nieprawda! Na stronach www trzeba po prostu pisać inaczej. Jak? Obejrzyj kolejny, czwarty odcinek „Prosto i kropka”.

Odcinek 4 "Polszczyzna webszczyzna"

Podsumowanie odcinka 4 pt.: „Polszczyzna webszczyzna”

Użytkownik internetu nie zawsze jest adresatem naszego tekstu. Spróbujmy więc pisać tak, by osoba czytająca nasz tekst jak najszybciej zorientowała się, czy jest „interesariuszem” naszych treści. A jeśli osoba ta już rozpocznie lekturę – wesprzyjmy ją kilkoma technikami efektywnej komunikacji na stronach www.

Oto kilka wskazówek, jak to robić:

  1. Ekspansji urządzeń mobilnych nie da się zatrzymać. Prawdopodobnie za kilkanaście lat kontakt z urzędami ograniczy się głównie do korespondencji przez smartfony. Jeśli chcesz pisać lepiej w internecie, obejrzyj swój tekst na urządzeniu mobilnym.
  2. Tworząc serwis informacyjny urzędu, potrzebujesz formatek artykułów. Najlepiej przygotować kilka szablonów z gotowymi śródtytułami (np. szablon dla relacji z wydarzenia, szablon dla informacji o nowych przepisach, szablon dla zaproszenia do konsultacji społecznych itp.). Twój zestaw formatek powinien pokryć minimum 70% tekstów ze strony www.
  3. W internecie bardzo ważny jest lid, czyli pierwszy wyróżniony akapit poniżej tytułu. Zasady efektywnej komunikacji mówią o dwóch typach lidów, z których możesz korzystać. Pierwszy typ to lid zachęcający do lektury (najczęściej zaczyna się od pytań). Drugi – to lid w trzech punktach streszczających cały tekst.
  4. Jeśli serwis internetowy zawiera stałe informacje, a nie aktualności, warto opracować zestaw sekcji specjalnych. To niezależne i wyodrębnione wizualnie akapity o funkcjach pomocniczych. Możesz w nich umieszczać różne wspierające lekturę treści: definicje, przykłady, dodatkowe informacje czy ostrzeżenia. 

A język w urządzeniach mobilnych?

W tym przypadku polszczyzna musi być jeszcze bardziej klarowna i precyzyjna:

  • Pisz z perspektywy użytkownika (nie: błąd logowania tylko: raz jeszcze „podaj hasło”).
  • Pisz za użytkownika (np. uzupełniaj adres e-mail, gdy Klient wpisze pierwsze litery).
  • Pisz o czynnościach fizycznych i wzrokowych (nie: „podaj” – tylko: „wpisz”, nie: „sprawdź” tylko „zobacz”).
  • Twórz krótkie, niezłożone zdania.

Odcinek 5. "Pizza jest do jedzenia"

Tabele i wykresy to elementy wizualne, które powinny uatrakcyjniać tekst i wspierać przyswajanie trudnych treści. Będzie to możliwe, o ile zaprojektujesz je w stylu minimalistycznym. Tym razem w „Prosto i kropka” opowiadamy o klarownych tabelach i zrozumiałych wykresach. Będzie też o nieprzyjaznych zebrach i ciężkostrawnej pizzy.

Odcinek 5 "Pizza jest do jedzenia"

Podsumowanie odcinka 5 pt.: "Pizza jest do jedzenia"

Jako autor tekstu masz pewnie niewiele czasu na projektowanie tabel i wykresów. Tymczasem od jakości tych właśnie elementów w dużym stopniu zależy skuteczność trudnych tekstów. Przecież tabele i wykresy prezentują informacje najbardziej złożone i specjalistyczne. Na szczęście projektanci opracowali kilka prostych zasad, dzięki którym tabele i wykresy będą pozbawione informacyjnego szumu. Sprawdź, jakie to zasady!

Przejrzyste tabele

Najsilniejszym wizualnym bodźcem w tabeli jest linia:

  1. Na początek pozbądź się linii zewnętrznych tabeli (obramowania).
  2. Unikaj linii pionowych – funkcję pionowego separatora powinna pełnić pusta przestrzeń między kolumnami.
  3. Linie poziome możesz za to pogrubiać lub kolorować (tylko użyj jednego dodatkowego koloru). Dzięki temu wyeksponujesz najważniejsze informacje (np. nagłówki).
  4. Poziome linie nie muszą być ciągłe. Możesz je podzielić na krótsze odcinki dopasowane do szerokości kolumn.

W tabelach ważne są też działania na słowach i liczbach:

  1. Z boków i nagłówków tabeli usuń zbędne słowa (zostaw esencję etykiet).
  2. Pozycję nagłówka tabeli dostosuj do zawartości kolumny. Jeśli w kolumnie są liczby – nagłówek wyrównaj do prawej strony, jeśli w kolumnie są teksty – do lewej.
  3. Dane liczbowe lub słowa możesz wyróżniać. Najlepiej jednym dodatkowym kolorem lub pogrubieniem (unikaj podkreślenia).
  4. W tabeli – nawet nagłówkach – nie używaj wersalików (dużych liter). Skuteczniejsze jest zwiększenie rozmiaru czcionki lub pogrubienie czy zmiana koloru.

Na koniec pomyśl o wizualnych dodatkach:

  1. Zebra (naprzemienne kolorowania wierszy tabeli) to zbędne bodźcie dla oczu.
  2. Percepcję tabeli wspierają proste, czytelne piktogramy, a nawet wykresy.

Klarowne wykresy

Każdy wykres ma swoją „gramatykę wizualną”. Niestety, nie zawsze jest ona oczywista dla odbiorcy:

  1. Pamiętaj o legendzie. Odbiorca nie wie, co oznaczają wyróżniki wizualne (np. kształt, kolor, wielkość obiektów na wykresie).
  2. Nie umieszczaj legendy osobno (z dala od wykresu). Etykiety linii, krzywych, słupków itp. umieszczaj tuż przy nich.
  3. Zawsze podpisuj osie wykresu. 
  4. Podawaj jednostki, a nie same liczby.
  5. Osie x i y zaczynaj zawsze od zera (inny początek specjaliści mogą uznać za manipulację danymi).
  6. Wyróżniaj ważne / omawiane elementy wykresu.
  7. Unikaj zmiany kolorów. Każdy kolor coś znaczy. (np. pamiętaj, że kategorie stopniowalne wyrażamy odcieniami tej samej barwy).

Wykresy zawierają trudne dane. Nie komplikuj ich pozbawionymi informacji ozdobnikami:

  1. Raczej unikaj linii siatki (zwłaszcza pionowych).
  2. Nie używaj motywów ozdobnych i obrazów w tle.
  3. Nie pisz w pionie ani na ukos.
  4. Zapomnij o perspektywie 3d.

Ostatnia zasada odnosi się do typu wykresu. Niektóre dane można przedstawić tylko na wykresach określonego rodzaju:

  1. Unikaj wykresów, które wymagają wykonania dodatkowych operacji umysłowych (na przykład bardzo trudno porównywać wielkości pól różnych wycinków koła, por. wykres typu pizza).