Wniosek można złożyć jedynie w trakcie trwającego konkursu (Call for proposals). Komisja Europejska decyduje o tym, które projekty otrzymają dofinansowanie, oceniając projekt pod kątem spełnienia konkretnych kryteriów – nie tylko kwalifikowalności beneficjenta czy projektu, ale także pod kątem zakresu, dojrzałości, jakości, spodziewanych efektów. Projekty porównywane są również pomiędzy sobą – muszą być konkurencyjne.
Zanim wnioskodawca złoży projekt, musi uzyskać zgodę państwa członkowskiego, w którym będzie realizował projekt. W Polsce wiąże się to z przesłaniem wniosku do akceptacji do Ministerstwa Cyfryzacji.
Terminy, dostępne środki i wszystkie wymagania, jakie trzeba wypełnić do złożenia aplikacji są określane każdorazowo w ogłoszeniu o konkursie. W konkursie określane są priorytety wsparcia i programy prac (wieloletni, roczny) określające możliwy zakres projektów.
Zazwyczaj w trakcie konkursów są dni informacyjne, podczas których osoby zainteresowane złożeniem wniosku mogą zasięgnąć informacji na temat tych konkursów. W każdym momencie możliwe jest skontaktowanie się z INEA oraz Ministerstwem Cyfryzacji.
Wykaz dokumentów niezbędnych do złożenia wniosku jest na stronie Komisji