Dane osobowe w ramach Funduszy Europejskich przetwarzane są przez różne instytucje i podmioty (urzędy, spółki publiczne i prywatne, osoby prowadzące samodzielną działalność gospodarczą). Pełnią one rolę administratorów w rozumieniu RODO [Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) z dnia 27 kwietnia 2016 r. (Dz.Urz.UE.L Nr 119, str. 1)], a tym samym podejmują decyzje o tym, jakie dane w jakim celu i w jaki sposób są przetwarzane. Każdy administrator samodzielnie odpowiada za ochronę danych osobowych oraz za informowanie osób, których dane dotyczą, i społeczeństwa o tym, w jaki sposób przetwarza dane osobowe.
Część z instytucji i podmiotów zaangażowanych w realizację programów operacyjnych pełni równocześnie rolę podmiotów przetwarzających – przetwarzają dane osobowe w imieniu innych instytucji będących administratorami danych osobowych.
Programy, dla których minister właściwy ds. rozwoju regionalnego jest administratorem danych
Minister właściwy do spraw rozwoju regionalnego (Minister), w zakresie, w jakim pełni rolę Instytucji Zarządzającej oraz Instytucji Koordynującej, jest administratorem danych osobowych przetwarzanych w następujących programach:
- Programie Infrastruktura i Środowisko 2014-2020,
- Programie Wiedza Edukacja Rozwój 2014-2020,
- Programie Pomoc Techniczna 2014-2020, (PO PT)
- Programie Inteligentny Rozwój 2014-2020,
- Programie Polska Cyfrowa 2014-2020,
- Programie Polska Wschodnia 2014-2020,
- Programie Polska-Saksonia 2014-2020,
- Programie Polska-Słowacja 2014-2020,
- Programie Południowy Bałtyk 2014-2020,
- Programie Polska-Białoruś-Ukraina 2014-2020,
- Programie Polska-Rosja 2014-2020.
Ponadto Minister, jako jeden z beneficjentów projektów realizowanych ze środków pomocy technicznej w ramach ww. programów jest administratorem danych osobowych, przetwarzanych w tym zakresie.
Minister jest również administratorem danych osobowych przetwarzanych w:
- Regionalnych Programach Operacyjnych – w zakresie, w jakim pełni funkcję instytucji koordynującej,
- Instrumencie „Łącząc Europę” (CEF) w sektorze transportu – w zakresie, w jakim pełni funkcję organu wdrażającego instrument „Łącząc Europę” w sektorze transportu oraz beneficjenta,
- Programach Transnarodowych i Międzyregionalnych – w zakresie, w jakim zapewnia udział partnerów gospodarczych i społecznych we wdrażaniu tych programów.
Minister jest także administratorem danych zgromadzonych w zarządzanych przez niego systemach teleinformatycznych. Należy do nich Centralny System Teleinformatyczny wspierający realizację programów operacyjnych oraz System Obsługi Wniosków Aplikacyjnych – dla Programu Wiedza Edukacja Rozwój 2014-2020.
Cel przetwarzania danych
Ministerstwo przetwarza dane osobowe w celu realizacji zadań przypisanych Instytucji Zarządzającej, Beneficjentowi, Instytucji Koordynującej, organu wdrażającego instrument „Łącząc Europę” w sektorze transportu, a także udział partnerów gospodarczych i społecznych we wdrażaniu programów Transnarodowych i Międzyregionalnych, w zakresie w jakim jest to niezbędne do realizacji tego celu. Minister przetwarza dane osobowe w szczególności w celach:
- udzielania wsparcia beneficjentom ubiegającym się o dofinansowanie realizacji projektów,
- potwierdzania kwalifikowalności wydatków,
- wnioskowania o płatności do Komisji Europejskiej,
- raportowania o nieprawidłowościach,
- ewaluacji,
- monitoringu,
- kontroli,
- audytu,
- sprawozdawczości oraz
- działań informacyjno-promocyjnych.
Podstawy prawne przetwarzania
Przetwarzanie danych obywa się zgodnie z RODO. Podstawą prawną przetwarzania jest konieczność realizacji obowiązków spoczywających na Ministerze na podstawie przepisów prawa europejskiego i krajowego (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
Obowiązki te wynikają m.in. z przepisów ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014-2020 oraz przepisów prawa europejskiego oraz:
- rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. ustanawiającego wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego, oraz ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz uchylającego Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006,
- rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady nr 1304/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Społecznego i uchylającego rozporządzenie Rady (WE) nr 1081/2006 (Dz. Urz. UE L 347 z 20.12.2013, str. 470),rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1316/2013 z dnia 11 grudnia 2013 r. ustanawiającego instrument „Łącząc Europę”, zmieniającego rozporządzenie (UE) nr 913/2010 oraz uchylającego rozporządzenie (WE) nr 680/2007 i (WE) nr 67/2010 (Dz. Urz. UE L 348 z 20.12.2013 r., str. 129 z późn. zm.),
- rozporządzenia wykonawczego Komisji (UE) nr 1011/2014 z dnia 22 września 2014 r. ustanawiającego szczegółowe przepisy wykonawcze do rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 w odniesieniu do wzorów służących do przekazywania Komisji określonych informacji oraz szczegółowe przepisy dotyczące wymiany informacji między beneficjentami a instytucjami zarządzającymi, certyfikującymi, audytowymi i pośredniczącymi,
- rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 z dnia 25 października 2012 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii oraz uchylającego rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002.
W niektórych programach operacyjnych podstawą przetwarzania danych osobowych są również:
- konieczność realizacji umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit b RODO) – podstawa ta ma zastosowanie m.in. do danych osobowych osób prowadzących samodzielną działalność gospodarczą, z którymi Minister zawarł umowy w ramach Funduszy Europejskich,
- wykonywanie zadań realizowanych w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej Ministrowi (art. 6 ust. 1 lit e RODO) – podstawa ta ma zastosowanie m.in. do organizowanych przez Ministra konkursów i akcji promocyjnych dotyczących funduszy europejskich,
- uzasadniony interes prawny Ministra (art. 6 ust. 1 lit f RODO) – podstawa ta ma zastosowanie m.in. do danych osobowych przetwarzanych w związku z realizacją umów w ramach Funduszy Europejskich.
W Instrumencie „Łącząc Europę” podstawą prawną przetwarzania, oprócz konieczności realizacji obowiązku prawnego ciążącego na administratorze, jest również konieczność realizacji umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit b RODO).
W ramach Programu Wiedza Edukacja Rozwój 2014-2020 (PO WER) oraz Programu Polska Cyfrowa 2014-2020 (PO PC) przetwarzane są dane szczególnej kategorii (m.in. dane o niepełnosprawności). Podstawą prawną ich przetwarzania jest:
- w przypadku PO WER – fakt, iż przetwarzanie jest niezbędne ze względów związanych z ważnym interesem publicznym, wynikającym z przepisów prawa (art. 9 ust. 2 lit g RODO),
- w przypadku PO PC – wyraźna zgoda osoby, której dane dotyczą (art. 9 ust. 2 lit a RODO).
Rodzaje przetwarzanych danych
Minister w związku z realizacją programów operacyjnych, transnarodowych i międzyregionalnych oraz instrumentu „Łącząc Europę” przetwarza dane osobowe m.in.:
- pracowników, wolontariuszy, praktykantów i stażystów reprezentujący lub wykonujący zadania na rzecz podmioty zaangażowanych w obsługę i realizację programów operacyjnych (Instytucji Koordynujących, Instytucji Zarządzających, Instytucji Pośredniczących, Instytucji Wdrażających oraz organu wdrażającego instrument „Łącząc Europę” w sektorze transportu),
- osób wskazanych do kontaktu, osób upoważnionych do podejmowania wiążących decyzji oraz innych osób wykonujących zadania na rzecz wnioskodawców, beneficjentów, dotacjobiorców i partnerów,
- uczestników szkoleń, konkursów, konferencji, komitetów monitorujących, grup roboczych, grup sterujących oraz spotkań informacyjnych,
- odbiorców pomocy lub wsparcia oraz uczestników projektów,
- pracowników, których wynagrodzenia są finansowane lub współfinansowane ze środków Programu Pomoc Techniczna (POPT),
- kandydatów na ekspertów zewnętrznych i ekspertów zewnętrznych,
- osób, których dane będą przetwarzane w związku z badaniem kwalifikowalności środków w projekcie.
W zależności od roli przypisanej poszczególnym osobom w ramach obsługi środków europejskich (np. programów operacyjnych) Minister może przetwarzać różne rodzaje danych osobowych. Do najważniejszych rodzajów danych osobowych należą:
- dane identyfikacyjne, w szczególności: imię, nazwisko, miejsce zatrudnienia/formę prowadzenia działalności gospodarczej, stanowisko; w niektórych przypadkach także nr PESEL/NIP/REGON,
- dane dotyczące stosunku pracy, w szczególności otrzymywane wynagrodzenie oraz wymiar czasu pracy,
- dane kontaktowe, które obejmują w szczególności adres e-mail, nr telefonu, nr fax, adres do korespondencji,
- dane o charakterze finansowym, w szczególności nr rachunku bankowego, kwotę przyznanych środków, informacje dotyczące nieruchomości (nr działki, nr księgi wieczystej, nr przyłącza gazowego), kwotę wynagrodzenia,
- dane zbierane w celu realizacji obowiązków sprawozdawczych do których realizacji zobowiązane są państwa członkowskie, obejmujące w szczególności: płeć, wiek w chwili przystąpienia do projektu, wykształcenie, wykonywany zawód, narodowość, informacje o niepełnosprawności.
Dane pozyskiwane są bezpośrednio od osób, których dane dotyczą albo od instytucji i podmiotów zaangażowanych w realizację programów operacyjnych, w szczególności wnioskodawców, beneficjentów, dotacjobiorców i partnerów.
W przypadku, gdy dane pozyskiwanie są bezpośrednio od osób, których dane dotyczą podanie danych jest dobrowolne. Odmowa podania danych jest równoznaczna z brakiem możliwości podjęcia stosownych działań, np. ubiegania się o środki z Funduszy Europejskich.
Okres przechowywania danych
Dane osobowe będą przechowywane przez okres 2 lat od zakończenia roku, w którym Minister przekaże organom Unii Europejskiej zbiorcze zestawienie wydatków zawierające wydatki ostatecznie rozliczające zakończony projekt (zgodnie z art. w art. 140 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r.). W niektórych przypadkach, np. prowadzenia kontroli u Ministra przez organy Unii Europejskiej, okres ten może zostać wydłużony.
Po upływie ww. okresu dane osobowe będą podlegały archiwizacji zgodnie z przepisami ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
Odbiorcy danych
Odbiorcami danych osobowych są:
- podmioty, którym Minister powierzył wykonywanie zadań w ramach obsługi Funduszy Europejskich, w tym w szczególności podmioty pełniące funkcje instytucji pośredniczących i wdrażających, a także beneficjenci, eksperci, podmioty prowadzące audyty, kontrole, szkolenia, wsparcia i ewaluacje,
- instytucje, organy i agencje Unii Europejskiej (UE), a także inne podmioty, którym UE powierzyła wykonywanie zadań związanych z obsługą Funduszy Europejskich,
- podmioty świadczące na rzecz Ministra usługi związane z obsługą i rozwojem systemów teleinformatycznych oraz zapewnieniem łączności, w szczególności dostawcy rozwiązań IT i operatorzy telekomunikacyjni.
Prawa osoby, której dane dotyczą
Osobom, których dane przetwarzane są w związku z realizacją programów operacyjnych przysługują następujące prawa:
- prawo dostępu do danych osobowych i ich sprostowania
Realizując te prawo, osoba której dane dotyczą może zwrócić się do Ministra z pytanie m.in. o to czy Minister przetwarza jej dane osobowe, jakie dane osobowe przetwarza i skąd je pozyskał, jaki jest cel przetwarzania i jego podstawa prawna oraz jak długo dane te będą przetwarzane.
W przypadku, gdy przetwarzane dane okażą się nieaktualne, osoba, której dane dotyczą może zwrócić się do Ministra z wnioskiem o ich aktualizację, - prawo usunięcia lub ograniczenia ich przetwarzania – jeżeli spełnione są przesłanki określone w art. 17 i 18 RODO,
Żądanie usunięcia danych osobowych realizowane jest w szczególności gdy dalsze przetwarzanie danych nie jest już niezbędne do realizacji celu Ministra lub dane osobowe były przetwarzane niezgodnie z prawem. Szczegółowe warunki korzystania z tego prawa określa art. 17 RODO.
Ograniczenie przetwarzania danych osobowych powoduje, że Minister może jedynie przechowywać dane osobowe. Minister nie może przekazywać tych danych innym podmiotom, modyfikować ich ani usuwać.
Ograniczanie przetwarzania danych osobowych ma charakter czasowy i trwa do momentu dokonania przez Ministra oceny, czy dane osobowe są prawidłowe, przetwarzane zgodnie z prawem oraz niezbędne do realizacji celu przetwarzania.
Ograniczenie przetwarzania danych osobowych następuje także w przypadku wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych – do czasu rozpatrzenia przez Ministra tego sprzeciwu. - prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych,
- prawo do cofnięcia zgody, w każdym momencie - w przypadku, gdy podstawą przetwarzania danych jest zgoda (art. 9 ust. 2 lit a RODO). Cofnięcie zgody nie spowoduje, że dotychczasowe przetwarzanie danych zostanie uznane za niezgodne z prawem.
- prawo otrzymania danych osobowych w ustrukturyzowanym powszechnie używanym formacie, przenoszenia tych danych do innych administratorów lub żądania, o ile jest to technicznie możliwe, przesłania ich przez administratora innemu administratorowi - w przypadku, gdy podstawą przetwarzania danych jest zgoda lub realizacja umowy z osobą, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit b RODO)
- prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych - w przypadku, gdy podstawą przetwarzania danych jest realizacja zadań publicznych administratora lub jego prawnie uzasadnionych interesów (art. 6 ust. 1 lit e lub f RODO). Wniesienie sprzeciwu powoduje zaprzestanie przetwarzania danych osobowych przez Ministra, chyba że wykaże on, istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec interesów, praw i wolności osoby, której dane dotyczą, lub podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
Niektóre dane osobowe w ramach programu Polska-Białoruś-Ukraina 2014-2020 oraz programu Polska-Rosja 2014-2020 są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy – odpowiednio na Białoruś, na Ukrainę i do Rosji.
Zautomatyzowane podejmowanie decyzji
Dane nie podlegają procesowi zautomatyzowanego podejmowania decyzji.
Kontakt z Inspektorem Ochrony Danych
Minister ma swoją siedzibę pod adresem: ul. Wspólna 2/4, 00-926 Warszawa.
W przypadku pytań, kontakt z Inspektorem Ochrony Danych Ministerstwa jest możliwy:
- pod adresem: ul. Wspólna 2/4, 00-926 Warszawa,
- pod adresem poczty elektronicznej: IOD@mfipr.gov.pl
Informacje szczegółowe
Szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych udostępniane są osobom, których dane dotyczą innymi kanałami informacyjnymi w szczególności przez Instytucje zaangażowane w obsługę Funduszy Europejskich.