Koszty kwalifikowalne
Poszczególne programy i rodzaje dotacji mają przypisany katalog kosztów kwalifikowanych. Beneficjenci zapoznają się z nim już na etapie pisania wniosku o dotację. Tylko wydatki z tego katalogu podlegają dofinansowaniu. Pozostałe koszty trzeba ponieść ze środków własnych.
O kwalifikowalności wydatku decyduje nie tylko to, czy został ujęty we wspomnianym wyżej katalogu. Na etapie wstępnym – oceny wniosku – weryfikowane jest również:
- czy wydatek jest zgodny z programem operacyjnym,
- czy wydatek jest niezbędny do realizacji projektu,
- czy wydatek jest efektywny.
Pozytywna ocena wniosku i przyznanie dofinansowania na realizację projektu nie oznacza, że wszystkie wydatki, które beneficjent przedstawia do refundacji, będą kwalifikować się do współfinansowania. W trakcie realizacji projektu sprawdza się:
- czy wydatek został rzeczywiście poniesiony,
- czy wydatek był przewidziany we wniosku stanowiącym załącznik do umowy o dofinansowanie,
- czy wydatek był poniesiony zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa Unii Europejskiej, prawa krajowego oraz wymogami określonymi w umowie o dofinansowanie realizacji projektu,
- zasadność poniesienia danego wydatku dla realizacji projektu,
- efektywność poniesionego wydatku,
- sposób udokumentowania wydatków.
Zasada konkurencyjności
Dofinansowanie projektu oznacza, że realizując go beneficjenci korzystają z pieniędzy publicznych. Są zatem zobowiązani do zachowania uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców. W praktyce oznacza to, że beneficjenci, dokonując wyboru dostawców towarów i usług czy wykonawców robót budowlanych, muszą przestrzegać określonych warunków i procedur (w zależności od wartości zamówienia). Mają one zagwarantować wybór najkorzystniejszej oferty i efektywne wydatkowanie środków.
Wydatki od 20 do 50 tysięcy złotych netto
W przypadku wydatków od 20 tysięcy złotych netto do 50 tysięcy złotych netto włącznie, tj. bez podatku od towarów i usług (VAT), wszyscy beneficjenci muszą przeprowadzić rozeznanie rynku w celu potwierdzenia, że dana usługa, dostawa lub robota budowlana została wykonana po cenie rynkowej. Rozeznanie rynku należy przeprowadzić poprzez analizę cen/cenników potencjalnych wykonawców zamówienia (wraz z analizowanymi cennikami), które to cenniki można np. pozyskać ze stron internetowych wykonawców lub poprzez upublicznienie opisu przedmiotu zamówienia wraz z zapytaniem o cenę na stronie internetowej beneficjenta lub skierowanie zapytań o cenę wraz z opisem przedmiotu zamówienia do potencjalnych wykonawców.
Poszczególne Instytucje Zarządzające mogą ustanowić dodatkowe wymagania, które będą obowiązywały beneficjentów ponoszących wydatki o takich wartościach.
Beneficjenci, w przypadku zamówień o wartości od 20 tysięcy złotych netto do 50 tysięcy złotych netto włącznie, zamiast rozeznania rynku, mogą zastosować zasadę konkurencyjności, o której mowa w Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków.
Beneficjenci niezobowiązani do stosowania Prawa zamówień publicznych (PZP)
Wydatki powyżej 50 tysięcy złotych netto
W przypadku wydatków, których wartość przekracza 50 tys. złotych netto, beneficjenci, którzy nie są zobowiązani do stosowania przepisów PZP, muszą przeprowadzić postępowanie zgodnie z zasadą konkurencyjności.
Jednym z podstawowych wymogów jest publikacja zapytania ofertowego w Bazie Konkurencyjności. Treść zapytania powinna wpisywać się w formularz ogłoszenia dostępny na tej stronie i być zgodna z wymogami określonymi w Wytycznych w zakresie kwalifikowalności oraz wytycznymi opublikowanymi przez Instytucję Zarządzającą programem operacyjnym, w ramach którego realizowany jest projekt (o ile Instytucja opracowała takie wytyczne).
W przypadku zawieszenia działalności Bazy Konkurencyjności (co powinno być potwierdzone odpowiednim komunikatem ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego) zapytanie ofertowe należy skierować do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców oraz należy upublicznić co najmniej na stronie internetowej beneficjenta.
Beneficjenci zobowiązani do stosowania Prawa zamówień publicznych (PZP)
Wydatki powyżej 50 tysięcy złotych netto
Beneficjenci zobowiązani do stosowania przepisów PZP w przypadku zamówień, których wartość przekracza 50 tys. złotych netto, ale jest mniejsza niż wartość kwot wskazanych w art. 2 ust. 1 Pzp, powinni postępować zgodnie z zasadą konkurencyjności.
Jeśli zamówienie o takiej wartości będzie realizowane zgodnie z przepisami PZP, to wymogi wynikające z Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków będą uznane za spełnione.
Wydatki powyżej wartości kwot wskazanych w art. 2 ust. 1 PZP
W przypadku zamówień, których wartość przekracza kwoty wskazane w art. 2 ust. 1 ustawy PZP, beneficjenci stosujący przepisy PZP, są zobowiązani do realizacji postępowań o udzielenie zamówienia zgodnie z przepisami tej ustawy
W przypadku, gdy wartość zamówienia jest równa bądź przekracza próg określony w przepisach wydanych na podstawie art. 3 ustawy PZP, zapytanie ofertowe powinno być dodatkowo opublikowane w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.
Dodatkowo
Instytucje Zarządzające programami mogą określić dodatkowe wymogi zamawiania towarów i usług oraz robót budowlanych – specyficzne dla danego programu operacyjnego. Beneficjenci mogą także mieć własne procedury wewnętrzne, które należy również stosować podczas dokonywania wydatków.
Podstawy prawne
O kwalifikowalności wydatków decyduje szereg dokumentów, m.in. Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020, wytyczne dla poszczególnych programów czy szczegółowe opisy osi priorytetowych. Dokumenty dostępne są w zakładce "Prawo i dokumenty".