Trwa ładowanie...

 

Trwa zapisywanie na newsletter...

Poprawność językowa czy przyjazny ton wypowiedzi są nieodłącznym elementem dobrej korespondencji i czynnikiem, który znacząco wpływa na zadowolenie odbiorcy wiadomości. Zebraliśmy najczęściej występujące błędy w tym zakresie. Ich rozwiązania są częścią drugiej edycji kampanii edukacyjnej dla urzędników "Prosto i kropka". Kampanię realizujemy wspólnie z Krajową Szkołą Administracji Publicznej oraz Pracownią Prostej Polszczyzny Uniwersytetu Wrocławskiego. 

W tym miejscu będziemy sukcesywnie umieszczać kolejne wiadomości z naszej kampanii.

Zawał gałek ocznych

Porządek logiczny lub następstwo czasu to dwie najbardziej naturalne relacje, jakimi możemy łączyć akapity. W tradycji urzędowej wypracowaliśmy jednak inny sposób spajania tekstu – następstwo przestrzenne. Kolejne akapity rozpoczynamy wtedy od słów: „w związku z powyższym” czy „wobec powyższego”.

Niestety, wyrażenia te sugerują czytelnikowi kierunek patrzenia przeciwny do kierunku lektury. Grozi to zawałem gałek ocznych.

Praktyczna wskazówka: Nie powinniśmy odsyłać czytelnika „powyżej” miejsca lektury, ale śmiało możemy go odsyłać „poniżej”. Słowo „poniżej” to znakomita zapowiedź ważnych treści. Nie wahajmy się go użyć!

Dwoje dzieci siedzi na plecach ojca, dziewczynka mówi: "wobec powyższego postanowiono, jak poniżej".

Interpunkcyjny ABS

Tekst w prostym języku czyta się szybko. Tempo lektury powinniśmy jednak kontrolować. Z czytaniem jest bowiem jak z jazdą samochodem – przed ważnymi miejscami trzeba na chwilę zwolnić.

Na szczęście mamy znak interpunkcyjny, który działa jak ABS w samochodzie – to myślnik. Używaj go zawsze, gdy chcesz doprecyzować lub uszczegółowić zdanie główne.

Praktyczna wskazówka: We współczesnych tekstach użytkowych, zwłaszcza elektronicznych, prawdziwy myślnik wypiera półpauza. I ten krótszy znak interpunkcyjny rekomendujemy w funkcji myślnika (zwłaszcza w tekstach elektronicznych). Nie skracajmy go jednak do postaci łącznika, czyli kreski najkrótszej. Łącznik nie jest znakiem interpunkcyjnym. Porównaj:

1. Interpunkcja — oto moja miłość (myślnik).

2. Interpunkcja – oto moja miłość (półpauza).

3. Interpunkcja - oto moja miłość (łącznik).

rysunek

Grzeczne Państwo

Grzeczność wymaga, by do adresatów korespondencji zwracać się w formie dostosowanej do ich płci. W pismach zatem powinniśmy używać grzecznościowych zwrotów „Pan” lub „Pani”.

Co jednak zrobić, gdy piszemy do anonimowej osoby, której płci nie znamy?

Używanie w tej sytuacji ukośników (np. „zgłosił/a Pan/i”) lub pisanie bezosobowe nie jest zbyt eleganckie. O wiele lepiej zwracać się do takiej osoby „per Państwo”.

Praktyczna wskazówka: Wobec mężczyzn lepiej używać naturalniejszej formy „Pana” niż nieco staroświeckiej –„Pański” (lepiej: Pana PESEL, a nie: Pański PESEL).

W zdaniach z „Państwo” stosujmy czasowniki w trzeciej osobie (źle: Pisaliście Państwo, że…; dobrze: Pisali Państwo, że…).

Tłum w autobusie. Dialog: "Posuń się, Pan", "Albo mnie tykaj, albo mi panuj".

Ludzie listy piszą… numerowane

Jeśli coś w tekście wymieniasz, zawsze twórz punktowane lub numerowane listy. Przestrzenna forma wyliczenia lepiej porządkuje informacje i na dłużej pozostaje w pamięci. Twoja lista będzie efektywna, jeśli spełni 5 warunków.

Dobre wyliczenie:

  • jest samodzielnym obiektem wizualnym – oddzielaj je od sąsiednich akapitów większą interlinią;
  • ma krótki zapowiednik – wyliczenie rozpoczynaj krótkim zdaniem (nie dłuższym niż 10 wyrazów);
  • ma symetrycznie zbudowane wersy – każdy punkt rozpoczynaj od tej samej części mowy;
  • jest podzielone myślnikami na dwie części – dzięki temu uzyskasz efekt dwóch kolumn (lewa strona może być pogrubiona);
  • kończy się kropką w ostatnim wierszu – nigdy nie kontynuuj pod nim zdania.

Praktyczna wskazówka: W prostym języku nie używamy myślników jako punktorów (ten znak pełni tylko funkcję interpunkcyjną). Zdecydowanie lepsze są w tej funkcji kropki, litery lub cyfry.

Dialog miedzy mężczyzną i kobietą. Mężczyzna: - Chciałbym z Tobą: 1. Mieć syna. 2. Posadzić drzewo. 3. Wybudować dom. Kobieta: - Ale czy nie stanę się dla Ciebie: 1. Przynieś? 2. Podaj? 3. Pozamiataj?

Ratujmy postscriptum 

Wiele osób sądzi, że w komunikacji mejlowej nie warto używać postscriptum. „Przecież przeoczone treści bez trudu można uzupełnić przed wysłaniem wiadomości” – argumentują. Tymczasem PS może dodać Twoim wiadomościom nieco elegancji i subtelności. W postscriptum możesz przecież umieścić dodatkowe informacje merytoryczne lub treści bardziej osobiste. PS sprawdza się świetnie w komunikacji kierownika z zespołem.

Praktyczna wskazówka: prawidłowy skrót słowa postscriptum to „PS” – bez kropek. Umieszczamy go pod podpisem.  Niektóre słowniki dopuszczają także zapis P.S. – z kropką po każdej literze, ale nie będziemy go rekomendować.

Osoba za mównicą: "Pamiętajcie przyszli urzednicy! Pismo urzedowe kończy się podpisem, wszystko co pod nim, się nie liczy." Osoba z salli: "Czyli zwroty grzecznościowe przenosimy do postscriptum?"Stopka to wizytówka

Dobra korespondencja jest jak obraz – składa się z ramy oraz merytorycznego wnętrza. Sęk w tym, że otwarcia i zamknięcia listu powinny być relacyjne oraz kreatywne – napisane specjalnie dla adresata.

Niestety, profesjonalne mejle coraz częściej dopada choroba korporacyjnej standaryzacji. Wiadomości zaczynają wyglądać, jakbyśmy pisali je na akord. Niektóre z nich w ogólne nie mają początków, inne – rozpoczynają i kończą zawsze tak samo: szablonowo i przewidywalnie.

List elektroniczny wygląda nieelegancko, gdy pożegnanie i podpis umieszczamy w stopce. Wygląda to wtedy tak, jakbyśmy nie mieli czasu się indywidualnie pożegnać i podpisać.

Praktyczna wskazówka: Stopka mejla nie jest częścią wiadomości tylko informacyjnym załącznikiem. Zredaguj ją jak wizytówkę, ponieważ pełni jej funkcję. Pożegnania i podpis umieszczaj zawsze nad stopką.

Kobieta i mężczyzna na przyjęciu. Kobieta: "Bardzo mi miło Pana poznać - Anna Kowalska. Mężczyzna: "Mnie również. Oto moja godność."

 Bez uczuć

Niektóre pisma urzędowe nie mają zwrotów powitalnych ani pożegnalnych (np. decyzje administracyjne). „Państwo – argumentują zwolennicy tego podejścia – nie może być grzeczne, ponieważ nie ma uczuć”.

Jeżeli wysyłasz dokument urzędowy jako imienną korespondencję – zawsze dodawaj powitanie i pożegnanie. Do osób na wysokich stanowiskach możesz pisać z wykrzyknikiem (Szanowny Panie Ministrze!). W tej sytuacji unikaj  wyrażenia „Z poważaniem”, ponieważ jest zbyt krótkie, by było wystarczająco grzeczne (lepiej: Z wyrazami szacunku).

Praktyczna wskazówka: Zwrotów „Witam” i „Pozdrawiam” możesz używać w komunikacji wewnętrznej, nieoficjalnej (np. w ramach zespołu). Nie wypada tak jednak pisać do obywateli czy innych instytucji.

Jeśli wiadomość jest dla adresata pozytywna, możesz pozwolić sobie na bardziej relacyjne zakończenie – np. „Z pozdrowieniami”.

Sąd. "Najmocniej przepraszam Wysoki Sądzie!" "Sąd nie ma uczuć więc się nie obraża."

Rozpraszacze

W polskich tekstach prawnych i urzędowych znajdziemy wiele wyrażeń pochodzenia literackiego – przesadnie emocjonalnych, metaforycznych i obrazowych. Niestety, dziś wyrazy te działają jak szum komunikacyjny. Ich pompatyczność i dwuznaczność odwraca uwagę czytelnika od informacji merytorycznych.

Nie piszmy zatem, że „ufamy”, że informujemy „uprzejmie” czy „pragniemy nadmienić”. Nie „wychodźmy naprzeciw oczekiwaniom” ani niczego nie „podnośmy”. A już na pewno nie „dokonujmy” analizy, chyba że jej wynik może zmienić losy świata.

Praktyczna wskazówka: Zamiast czasownika „dokonać” używaj nazwy konkretnej czynności („dokonać kupna” to przecież „kupić”, a „dokonać oceny” – „ocenić”). Możesz też zastąpić to słowo czasownikiem „wykonać” (np. „wykonać korektę, przelew, analizę”).

Sąd. Sędzia: "Sąs podniósł i zważył co następuje."

 

Ekspansywny przecinek

Konwencje pisania listów w różnych krajach ujednolicają się pod wpływem globalizacji. W Polsce, w grzecznościowej ramie listu, popularny staje się z tego powodu przecinek. Pojawia się on bardzo często zarówno po zwrocie powitalnym (np. Szanowna Pani), jak i po wyrażeniu finalnym („Z poważaniem”, „Z wyrazami szacunku”). Tymczasem jeszcze nie tak dawno na początku polskich listów umieszczaliśmy wykrzyknik, a po pożegnaniu – nie stawialiśmy żadnego znaku interpunkcyjnego. 

Jeśli otrzymasz więc list lub mejl z wykrzyknikiem – nie myśl, że nadawca Cię nie szanuje, jest agresywny lub krzykliwy. To raczej znak, że osoba ta reprezentuje starą szkołę pisania listów. Ciesz się tą znajomością!

Praktyczna wskazówka: Jeśli piszesz list do osoby na wysokim stanowisku, rozważ użycie tradycyjnego sposobu witania i żegnania adresata. Polega on na wykaligrafowaniu inwokacji niebieskim piórem na środku listu – właśnie z wykrzyknikiem (np. Szanowna Pani Minister!). Na końcu zaś – na dodaniu do pożegnania grzecznościowego czasownika (jednego z trzech: „łączę”; „pozostaję”; „kreślę się z wyrazami szacunku”).

Dialog: "I co! Nie trzymaj nas w niepewności!" Niestety, minister powitał nas z wykrzyknikiem!"

Zachęta w sam raz

Eleganckie pisma i mejle powinniśmy kończyć grzecznościowym zaproszeniem do kolejnego kontaktu. – „Usuwamy taką prośbę o kontakt – mówią czasem urzędnicy – by obywatele nie dzwonili ani nie przychodzili ponownie do urzędów”.

Problem ten trzeba rozwiązać inaczej – czyli zachętą, która jest wystarczająco grzeczna, ale i niezbyt pobudzająca do działania.

Przyjrzyjmy się trzem przypadkom:

  • „W razie pytań proszę o kontakt” – to zdanie zdawkowe, pozbawione zwrotu bezpośredniego (Pan lub Pani), a zatem niezbyt grzeczne.
  • „Jeśli ma Pani jakiekolwiek pytania lub wątpliwości, proszę o kontakt” – to zdanie z kolei zbyt motywuje do kontaktu. Prosimy przecież obywatela zarówno o pytania, jak i wątpliwości, do tego pytania jakiekolwiek! Używamy przy tym czasu teraźniejszego, jakby czytelnik miał wątpliwości już w chwili lektury.
  • „Jeśli miałaby Pani pytania w tej sprawie, proszę o kontakt” – to zdanie w sam raz! Pytania ograniczyliśmy do konkretnej sprawy, do tego przenieśliśmy je do sfery możliwości (tryb przypuszczający).

Praktyczna wskazówka: Jeśli chcesz, by czytelnik się z Tobą skontaktował, użyj myślnika po zdaniu warunkowym („z jeśli”). Podaj też w tej zachęcie numer telefon lub adres mejlowy; por.: Jeśli będzie Pani miała wątpliwości – proszę o kontakt ze mną: 22 101 0 01 10.

Dialog: "To wszystko! W razie jakichkolwiek pytań...Zapraszam do kontaktu!