Podpisanie umowy o dofinansowanie
Jeżeli Twój wniosek otrzyma pozytywną ocenę, dostaniesz oficjalną informację potwierdzającą przyznanie dotacji. Następnie musisz zawrzeć pisemną umowę z instytucją udzielającą Ci wsparcia. Otrzymasz informację jakie dokumenty musisz zgromadzić do podpisania umowy oraz kiedy ją podpiszesz.
Wykaz dokumentów niezbędnych do podpisania umowy może się różnić, w zależności od tego, jaki projekt realizujesz oraz jakiego rodzaju podmiot reprezentujesz. Część z nich jest wymagana od większości beneficjentów. Są to:
- dokumenty rejestrowe przedsiębiorstwa (CEIDG, KRS, NIP i REGON),
- kopia umowy o prowadzenie rachunku bankowego,
- aktualne zaświadczenia o niezaleganiu z należnościami publicznymi (ZUS, US),
- dokumenty potwierdzające ustanowienie zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy (weksel, gwarancja bankowa, poręczenie).
Umowa o dofinansowanie zawiera warunki przyznania dotacji, harmonogram realizacji projektu oraz budżet. Wniosek o dofinansowanie jest załącznikiem do umowy. Oznacza to, że zmiany w projekcie zmienią zakres umowy.
Kwalifikowalność wydatków
Fundusze Europejskie mogą sfinansować określony katalog wydatków. Możesz się z nim zapoznać już na etapie przygotowywania wniosku o dotację.
W trakcie realizacji projektu zadbaj o to, aby wydawać pieniądze zasadnie i efektywnie oraz zgodne z obowiązującymi przepisami prawa. Dokumentuj każdy wydatek w sposób, jaki wymaga tego instytucja udzielająca Ci dofinansowania. Pamiętaj, że nie rozliczysz wydatków, których nie wpisałeś wcześniej do kosztorysu we wniosku.
Przyjmując dofinansowanie zobowiązujesz się ponosić wszystkie wydatki z zachowaniem zasady uczciwej konkurencji, efektywności, jawności i przejrzystości. Dołóż wszelkich starań w celu uniknięcia konfliktu interesów. Co to w praktyce oznacza?
Obowiązują Cię zasady dokonywania zakupów przedstawione w wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków dla poszczególnego programu.
Kontrola projektu
Twój projekt będzie podlegał następującym kontrolom:
- weryfikacja wniosków o płatność – czyli sprawdzanie wydatków w Twoim projekcie podczas rozliczania dotacji. Wydatki muszą być kwalifikowalne, zgodne z wnioskiem i wyliczone prawidłowo.
- kontrola w miejscu realizacji projektu lub w Twojej siedzibie. Może odbyć się w trakcie realizacji projektu lub po jego zakończeniu. Kontrolerzy sprawdzają czy projekt jest prowadzony zgodnie z umową oraz powszechnie obowiązującym prawem. Robią to poprzez weryfikację dokumentacji. Szczególną formą kontroli na miejscu jest wizyta monitoringowa, polegająca na sprawdzeniu czy projekt jest faktycznie wykonywany.
- kontrola krzyżowa –odbywa się wtedy, gdy realizujesz więcej niż jeden projekt lub gdy realizowałeś projekty w latach 2007-13. Kontrolerzy sprawdzają czy nie finansujesz tych samych wydatków wielokrotnie. Prowadzona jest na podstawie danych zgromadzonych w systemie informatycznym, a więc bez wizyty u beneficjenta W przypadku takiej kontroli otrzymasz prośbę o przedłożenie konkretnych dokumentów do weryfikacji.
- inne kontrole – realizowane na podstawie odrębnych przepisów bezpośrednio przez Komisję Europejską, Europejski Trybunał Obrachunkowy, Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych, Instytucję Audytową lub Najwyższą Izbę Kontroli.
Po zakończeniu kontroli zostanie sporządzona informacja pokontrolna. Jeżeli zostaną wykryte nieprawidłowości, otrzymasz oficjalnie zalecenia oraz termin na jego wypełnienie.
Sprawozdawczość, rozliczenie projektu i dokumentacja
W umowie znajdziesz informację jak często musisz sprawozdawać z postępów prac w projekcie. Najczęściej jest to raz na trzy miesiące. Sprawozdania przedstaw na specjalnym formularzu. W sprawozdaniach będziesz informować o podejmowanych działaniach, ich efektach oraz kosztach – zgodnie z założeniami wniosku o dotację. Przedstawisz również plan działań na kolejny okres sprawozdawczy.
Sprawozdania z postępu projektu są najczęściej częścią wniosku o płatność.
Wniosek o płatność możesz wypełnić i złożyć przez Centralny System Teleinformatyczny. System daje też możliwość przekazywania korespondencji, harmonogramów, informacji o zamówieniach publicznych, danych dotyczących personelu i uczestników projektu.
Jeżeli w sprawozdaniach znajdą się błędy lub niejasności, zostaniesz poproszony o uzupełnienie wniosku lub poprawę. Dotacja może być cofnięta, jeżeli okaże się że realizujesz projekt niezgodnie z założeniami, o których pisałeś we wniosku. Jeżeli nie dochowasz obowiązujących Cię procedur związanych na przykład z wyborem dostawców lub usługodawców, prawdopodobnie będziesz musiał zwrócić część dotacji.
Wniosek o płatność składasz w celu:
- otrzymania zaliczki na realizację projektu,
- refundacji poniesionych kosztów,
- rozliczenia otrzymanej zaliczki – w tym przypadku musisz wykazać wydatki, które poniosłeś z otrzymanych wcześniej zaliczek,
- rozliczenia wydatków gdy jesteś jednostką sektora finansów publicznych, a środki na projekt zostały zapisane w Twoim budżecie.
Wysokość zaliczki wyliczasz na podstawie kosztów planowanych na kolejny okres realizacji projektu. Umowa o dofinansowanie określa dopuszczalne limity wysokości zaliczki.
Jeżeli złożysz wniosek, żeby rozliczyć już poniesione koszty to załącz zestawienie wydatków, tak jak przedstawiłeś to w szczegółowym budżecie wniosku o dotację. Czasami trzeba dołączyć kopię dokumentów księgowych potwierdzających poniesienie tych wydatków, najczęściej faktur, potwierdzeń przelewów, protokołów przekazania towarów, odbioru zleconych prac czy wykonania usług.
Jeżeli w ramach projektu zatrudniałeś pracowników – niezależnie od tego czy ich wynagrodzenie podlegało dofinansowaniu – musisz dysponować pełną dokumentacją z rekrutacji, umowami oraz dokumentami ZUS i US.
Dokumenty księgowe należy oznaczyć informacją z jakiego projektu pochodzą. Zapobiega to próbom wielokrotnego finansowania tych samych wydatków.
Wszystkie dokumenty projektowe powinny być księgowane w sposób umożliwiający ich szybką, łatwą i jednoznaczną identyfikację. Tak zwana odrębna ewidencja księgowa może oznaczać wprowadzenie jednolitego oznakowania dofinansowanych pozycji bądź ujmowanie ich na specjalnie w tym celu utworzonych kontach.
Niezbędne jest założenie odrębnego konta bankowego, przeznaczonego wyłącznie do płatności projektu.
Zasady promocji i oznakowania
Jeżeli korzystasz z unijnego wsparcia, masz obowiązek o tym informować poprzez oznakowanie dokumentów projektowych.
Co musi zawierać obowiązkowe oznakowanie?
- znak Funduszy Europejskich, z nazwą programu, z którego realizowany jest Twój projekt,
- znak Unii Europejskiej, z nazwą funduszu, z którego Twój projekt uzyskał dofinansowanie.
Szczegółowo zasady promocji i oznakowania projektów zostały opisane tutaj. Dowiedz się, jakie obowiązki musisz spełnić, realizując projekt, aby był w pełni dostępny i aby z jego efektów mogli korzystać wszyscy.
Trwałość projektu
Jeżeli w ramach projektu kupisz środki trwałe, zbudujesz obiekt lub instalacje lub zatrudnisz pracowników, obowiązuje Cię tzw. okres trwałości. Jest to czas, w którym należy zachować efekty projektu. Standardowo jest to 5 lat. Odstępstwem objęte są mikro, małe i średnie przedsiębiorstwa, dla których okres trwałości to 3 lata.
Okres trwałości liczony jest od daty płatności końcowej dotacji.
Naruszenie zasady trwałości następuje w sytuacji, gdy w okresie jej trwania projektu:
- przerwiesz działalność produkcyjną lub przeniesiesz ją poza obszar wsparcia programu,
- masz nienależne korzyści wynikające ze zmiany własności elementu współfinansowanej infrastruktury,
- zmienisz charakter projektu, jego cele lub warunki realizacji.
Naruszeniem zasady trwałości jest również, w przypadku inwestycji infrastrukturalnych lub produkcyjnych, przeniesienie działalności produkcyjnej poza obszar UE w okresie 10 lat od daty płatności końcowej. Zasada ta nie ma zastosowania do mikro, małych i średnich przedsiębiorstw.
W takiej sytuacji należy zwrócić środki otrzymane na realizację projektu wraz z odsetkami liczonymi jak dla zaległości podatkowych, proporcjonalnie do okresu niezachowania obowiązku trwałości.
Po zakończeniu projektu przechowuj dokumentację przez okres wskazany w umowie w swojej siedzibie i udostępnij ją przedstawicielom instytucji, która udzieliła ci wsparcia, Instytucji Zarządzającej programem, z którego ono pochodziło, a także przedstawicielom Unii Europejskiej – jeżeli będzie taka potrzeba.